Waarom eV-ict

In een organisatie weet men vaak niet waar ICT-kosten vandaan komen. Met name shadow IT is een veelvoorkomend probleem. Shadow IT zijn kosten die verwerkt worden bij een onjuiste boekhoudkundige post. eV-ict haalt ook deze onjuist geboekte kosten naar boven en geeft feitelijk inzicht in alle ICT-kosten door data te verzamelen uit drie verschillende domeinen:

Financiën: dit betreft kosten van alle ICT-middelen en ICT-kosten van alle betrokken ICT werknemers.
Techniek: het domein techniek levert informatie van alle applicaties en licenties die worden gebruikt inclusief de ICT-infrastructuur van de organisatie en het beheer.
Organisatie: uit de afdeling organisatie komen de gegevens omtrent gebruikers en gebruik, defecten en doorbelasting.

Uit ervaring blijkt dat de informatie uit technische en financiële bronnen de meeste overlap hebben, zie de bovenste afbeelding.

Enkel voorbeelden van rapportages die men met behulp van het eV-ict datamodel kunt uitvoeren:

Voorbeeld rapportage 1:

Idealiter is de overlap tussen de drie domeinen in een organisatie 100 procent: dan wordt geadministreerd wat gebruikt wordt, is voor ieder gebruikte softwaretool ook infrastructuur traceerbaar en wordt er geen ondersteuning gevraagd voor applicaties waarvan niet bekend is waar ze in de infrastructuur zijn opgenomen. Bij veel organisaties zijn deze domeinen echter niet in balans. Wat we vaak zien wordt weergegeven in de tweede afbeelding, wat er in een organisatie speelt komt veelal niet overeen met de kosten die een organisatie maakt. Zoals applicaties die worden afgenomen, maar niet worden betaald of applicaties die worden afgenomen, maar niet worden gebruikt. Het eV-ict datamodel categoriseert, koppelt, verrijkt en verwerkt de aangeleverde data en geeft inzicht in de samenhang tussen de verschillende domeinen.

Het datamodel laat ook de verdeling van de kosten over diverse onderdelen in procenten zien. Indien gewenst kan er nader gekeken worden naar de totale kosten van de werkplek om inzicht te krijgen waar deze kosten precies vandaan komen. De oorsprong van deze kosten zijn zover terug te vinden tot op de brondata. Dit noemen wij totale transparantie en dat vindt eV-ict belangrijk.

Voorbeeld rapportage 2: Rapportage van kosten per dienst of kosten per gebruiker

Met behulp van de rapportage ‘kosten per dienst’ of ‘kosten per gebruike’r kunnen vergelijken tussen diverse afdelingen of bedrijven en organisaties onderling worden gemaakt. Om besparingen op te sporen dient te worden gezocht naar componenten, licenties, services waar wel voor wordt betaald maar niet gebruikt. Het eV-ict datamodel toont deze inzichten en besparingen.

Een tweede voorbeeld is het aantonen van niet betalen maar wel gebruiken. Dit lijkt een besparing. Echter levert dit achteraf altijd kosten op in de vorm van naheffingen of kosten die van tevoren niet in het budget zijn opgenomen. Deze vorm van analyse noemen we license compliance.

Voorbeeld rapportage 3: Analyse van servers per categorie.

Met behulp van het eV-ict datamodel kunt u ook het aantal servers per categorie inzien én de totale serverkosten per categorie. In deze voorbeeldanalyses blijkt dat er in organisatie X een groot aantal kleine servers aanwezig is. Dit kan aanleiding zijn voor nader onderzoek om te kijken of hier consideratie kan plaatsvinden.

De grafiek links toont de totale serverkosten per categorie. Zijn er wellicht alternatieven voor dure servers?

Enkele voorbeelden die in de praktijk bewezen zijn

Compliance

Bij gemeentes wisselen medewerkers vaak van functie en afdeling en bij iedere functie en afdeling horen eigen autorisaties. Wanneer een medewerker van functie wisselt worden er vaak meer autorisaties verleend, maar worden er geen autorisaties ingenomen. Teveel mensen hadden toegang tot systemen met privacygevoelige informatie. Toen wij dit opmerkten is onmiddellijk rechtgezet om aan de wet te voldoen.

ICT-kosten reductie

Een relatie van ons bestaat uit meerdere divisies. Een IT-dienstverlener ging elke divisie af om daar afzonderlijk zijn diensten te verkopen. Bij analyse door het datamodel kwam dat ook naar voren en daardoor kon de klant één prijsafspraak maken met de IT-dienstverlener voor alle divisies. Dit leverde een besparing van maar liefst 300 duizend euro per jaar op. Daarnaast gaf eV-ict het inzicht dat maar liefst 15 procent kon worden bespaard op licentie aantallen waardoor een betere besteding van ICT-budget mogelijk werd.

Onderbouwing van een business case

Het blijft onduidelijk wat de werkelijke omvang en impact van grote ICT verander- of vernieuwingsprojecten zijn. Met behulp van de ICT kosten analyse infrastructuur van eV-ict kan er een compleet overzicht gegeven worden. Dit geeft een compleet inzicht in het al dan niet valideren van een business case.